Regulamentul Oficial
al Evenimentului ”Tales of Us GameJam Romania”
30 septembrie 2022 – 2 octombrie 2022
Art 1. Organizatorul
1.1. Organizatorul Evenimentului ”Tales of Us GameJam Romania” (denumit în continuare ”Evenimentul”) este Asociația Română Game Developers Association (denumită în continuare ”Organizatorul”), asociație constituită și organizată în conformitate cu legile din România, cu sediul social în Str. Aleksandr Sergheevici Puskin nr. 8, sector 1, Bucuresti, 011996, înscrisă în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor București, având codul de identificare fiscală 32749618, reprezentată legal de Cătălin Butnariu, în calitate de Președinte.
1.2. Evenimentul se va desfășură cu sprijinul organizației non-profit Tales of Us gGmbH (denumită în continuare Tales of Us), ce are și calitatea de operator asociat al Organizatorului în materie de colectare și prelucrare a datelor cu caracter personal, cu sediul social la Seestr 35-37, 14467, Potsdam, Germania, având numărul de înregistrare HRA6026 și cod de identificare fiscală DE284747241, reprezentată legal de Eva Louise Ine Vonk, în calitate de Director Executiv.
1.3. Evenimentul va fi desfășurat în considerarea unei tematici, astfel cum aceasta va fi anunțată în mod expres de către Organizator.
1.4. Evenimentul se va desfășura conform prevederilor prezentului Regulament Oficial (denumit în continuare ”Regulamentul”) a cărui respectare este obligatorie pentru toți Participanții.
1.5. Prin înscrierea la acest Eveniment, conform prevederilor art. 5 din acest Regulament, Participanții declară și recunosc că au luat la cunoștință prevederile Regulamentului și că acceptă termenele și condițiile prezentului Regulament și înțeleg că în acest scop datele lor cu caracter personal vor fi prelucrate conform Regulamentului. Participanții se obligă să respecte și să se conforme tuturor termenelor, condițiilor și prevederilor prezentului Regulament.
Art 2. Durata și locul de desfășurare a Evenimentului
2.1. Perioada de organizare a Evenimentului este 30 septembrie 2022, ora 15:00 – 2 octombrie 2022, ora 20:00 (denumită în cele ce urmează ”Perioada Evenimentului”).
2.2. Tematica Evenimentului va fi anunțată cel târziu la data de 30 septembrie, prin publicarea informațiilor cu privite la tematica desemnată în cadrul paginii web a Organizatorului, la adresa URL: https://rgda.ro/game-jam-tales-of-us/
2.3. Evenimentul va fi organizat în forma hibrid, ceea ce va permite atât participarea online cât și participarea prin prezență fizică.
2.4. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica Perioada Evenimentului pe parcursul desfășurării acestuia, cu respectarea prevederilor incluse în art. 3 din prezentul Regulament.
Art.3. Regulamentul în baza căruia se desfășoară Evenimentul
3.1. Regulamentul este disponibil oricărui solicitant, în mod gratuit, pe întreaga Perioadă a Evenimentului.
3.2. Regulamentul poate fi consultat de orice persoană interesată:
– în cadrul paginii web aparținând Organizatorului, prin accesarea link-ului URL: https://rgda.ro/game-jam-tales-of-us/
– la cerere, la sediul Organizatorului, având adresa menționată la art. 1.1. din acest Regulament;
3.3. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica și/sau completa Regulamentul, ulterior înștiințării prealabile a Participanților cu privire la orice modificare a vreunuia dintre prevederile acestuia, cu minim [a se completa] ore înainte de intrarea în vigoare a acestor modificări.
Art.4. Dreptul de participare
4.1. Se pot înscrie în vederea participării în cadrul Evenimentului numai persoanele fizice, denumite în cele ce urmează, care:
a. sunt, în sensul legii, majori, respectiv dețin capacitate deplină de exercițiu;
4.2. Organizatorul poate verifica oricând măsura în care o persoană respectă prevederile prezentului Regulament, inclusiv în ceea ce privește condițiile de eligibilitate reglementate la acest art.4 din Regulament.
4.3. Organizatorul își rezervă dreptul de a interzice orice participare în cadrul Evenimentului ce se dorește a fi efectuată prin încălcarea prezentului Regulament. În cazul în care Organizatorul descoperă neîndeplinirea unei condiții de eligibilitate sau nerespectarea oricărei alte prevederi a Regulamentului în persoana oricărui Participant, pe parcursul desfășurării Evenimentului, Organizatorul poate întrerupe participarea acelui Participant în cadrul Evenimentului, fără a datora vreo compensație de orice natură Participantului ce nu respectă, în persoana sa, prevederile acestui Regulament.
Art.5. Înscrierea în cadrul Evenimentului.
5.1. Orice persoană interesată ce îndeplinește condițiile de eligibilitate redate în cadrul art. 4.1. din acest Regulament, se poate înscrie în cadrul Evenimentului.
5.2. Înscrierea validă în cadrul Evenimentului presupune completarea de către Participant a formularului de înregistrare, prin furnizarea tuturor informațiilor solicitate cu titlu de informații obligatorii. Lipsa furnizării informațiilor ce sunt indicate în cadrul formularului de participare ca neavând caracter obligatoriu nu vor conduce la imposibilitatea înregistrării în cadrul Evenimentului.
5.3. Orice persoană care dorește să se înscrie în cadrul Evenimentului trebuie să indice dacă dorește să participe în mod individual sau în cadrul unei echipe.
5.4. Înscrierea în cadrul Evenimentului conform prevederilor acestui Art. 5 este posibilă exclusiv înăuntrul perioadei cuprinse între 1 septembrie si 21 septembrie 2022 (denumită în cele ce urmează ”Perioada de înscriere”). Înscrierile efectuate anterior Perioadei de Înscriere nu vor produce efecte de orice natură, nu vor permite înscrierea validă a persoanei interesate în cadrul Evenimentului și nu vor oferi vreun drept de rezervare sau de orice altă natură, fiind necesar ca persoana interesată sa reia procesul de înscriere înăuntrul Perioadei de Înscriere. Înscrierile efectuate ulterior Perioadei de Înscriere nu vor produce niciun efect.
Art. 6. Dobândirea calității de Participant
6.1. Persoanele care se înscriu în mod valabil în cadrul Evenimentului conform prevederilor art. 5 din acest Regulament vor dobândi calitatea de Participant în cadrul Evenimentului în baza confirmării emise de Organizator în sensul acceptării înscrierii depuse.
6.2. Organizatorul va comunica fiecărei persoane care s-a înscris în mod valabil în cadrul Evenimentului conform art. 5 din Regulament dacă înscrierea sa a fost acceptată sau nu, în termen de cel mult 10 zile de la data închiderii Perioadei de Înscriere.
6.3. În cazul în care Organizatorul transmite Participantului confirmarea înscrierii sale în cadrul Evenimentului iar Participantul, din orice motive subiective și/sau obiective, nu mai poate să participe la Eveniment, Participantul va informa Organizatorul cu privire la imposibilitatea sa de a participa la Eveniment în termen de cel mult 24 de ore de la momentul primirii confirmării de înregistrare din partea Organizatorului.
Art. 7. Mecanismul desfășurării Evenimentului
7.1. Echipele vor avea 46 de ore la dispozitie pentru a dezvolta un joc video (PC sau Android).
Art. 8. Jurizarea și stabilirea Participantului câștigător
8.1. Etapa de jurizare a acelor rezultate ce s-au calificat în această etapă are loc în data de 2 octombrie2022 / înăuntrul intervalului de timp cuprinse între 16:00- 20:00.
8.2. Regulile de jurizare sunt următoarele:
[se va completa in urmatoarele zile]
8.2. Lista membrilor ce formează juriul este următoarea:
[se va completa cu lista persoanelor ce constituie juriul]
Art. 9. Anunțarea Participantului câștigător. Premiul acordat în cadrul Evenimentului
9.1. Anunțarea Participantului câștigător se va realiza după cum urmează: va fi anuntat, duminica, 2 octombrie ora 20:00, pe pagina de facebook RGDA
9.2. Participantul câștigător va avea posibilitatea de a încheia un contract de publishing cu Tales of Us, în considerarea condițiilor pe care Participantul câștigător și Tales of Us le vor agrea în acest sens.
Art. 10. Obligațiile Participanților în cadrul Evenimentului
10.1. Participanții au obligația de a furniza informații și date corecte în cadrul participării lor la Eveniment.
10.2. Participanții au obligația de a acționa cu bună-credință în cadrul Evenimentului și de a se abține de la orice acțiuni sau operațiuni ce ar presupune încălcarea drepturilor sau intereselor unor alți Participanți sau a unor terțe persoane de Eveniment.
10.3. Participanții au obligația să asigure respectarea întocmai a prevederilor acestui Regulament precum și a oricăror instrucțiuni transmise în cadrul Evenimentului de către Organizator, Tales of Us sau de alte persoane desemnate de către Organizator sau Tales of Us să exercite atribuții de orice natură în contextul desfășurării Evenimentului.
10.4. Participanții se vor obține de la orice acțiune sau omisiune prin care s-ar putea aduce atingere și/sau prejudicia în orice fel imaginea Organizatorului, imaginea Tales of Us sau imaginea Evenimentului.
10.5. Participanții se vor abține de la orice comunicare publică cu privire la participarea acestora în cadrul Evenimentului cel puțin până la momentul anunțării de către Organizator a câștigătorilor, conform prevederilor acestui Regulament.
10.6. Participanților le este permis să posteze pe rețele sociale proprii sau pe orice alte canale de comunicare publică fotografii sau materiale video care să surprindă modalitatea de desfășuare a Evenimentului.
10.7. Participanții se obligă să acționeze cu bună-credință în producerea oricăror lucrări și rezultate în cadrul desfășurării Evenimentului și să nu încorporeze în aceste lucrări și rezultate elemente sau opere de orice natură care să fie acoperite de drepturi aparținând unor alți Participanți sau unor terțe persoane de Eveniment.
Art. 11. Limitarea răspunderii
11.1. Organizatorul este îndreptățit să ia toate măsurile necesare în caz de orice tentativă de fraudă a Evenimentului sau a oricăror aspecte ce țin de desfășurarea Evenimentului, abuz sau orice alte tentative ce ar putea afecta desfășurarea Evenimentului, imaginea Organizatorului sau a Tales of Us sau a afiliaților acestora.
11.2. Organizatorul nu își asumă responsabilitatea pentru:
a. Orice situații / evenimente/ circumstanțe care ar putea pune Participanții în imposbilitatea de a participa sau de a continua să participe în cadrul Evenimentului, în măsura în care nu se poate reține culpa Organizatorului pentru apariția sau derularea situației / evenimentului sau a circumstanței în cauză. Prevederile art. 14.3. rămân aplicabile.
b. Erorile și eventualele consecințe cauzate de erorile în informațiile și datele transmise de către persoanele care își doresc să se înscrie în cadrul Evenimentului sau de către Participanți, pe parcursul desfășurării Evenimentului; acuratețea informațiilor și datelor furnizate în conformitate cu prevederile acestui Regulament și ale oricăror instrucțiuni suplimentare transmise de către Organizator este responsabilitatea exclusivă a persoanelor care furnizează aceste date și informații.
c. Orice eventual prejudiciu suferit de o persoană ce parcurge procedura de înscriere în cadrul Evenimentului însă nu este acceptată spre participare în cadrul Evenimentului.
d. Orice eventual prejudiciu suferit de către un Participant a cărui participare este refuzată sau întreruptă pe durata desfășurării Evenimentului ca urmare a identificării de către Organizator a unei încălcări a prevederilor prezentului Regulament, indiferent de gradul de gravitate al încălcării produse.
e. Orice lucrare sau rezultat produs de către un Participant în cadrul desfășurării Evenimentului cu încălcarea drepturilor altor Participanți sau a unor terțe persoane, inclusiv dar fără a se limita la drepturi de proprietate intelectuală sau drepturi derivând din secretul comercial, profesional sau industrial.
f. Criteriile folosite și aplicate de către membrii juriului constituit în scopul de a desemna lucrarea câștigătoare în cadrul Evenimentului.
11.3. Organizatorul nu răspunde în niciun fel pentru daunele directe sau indirecte care rezultă din participarea la Eveniment, cu excepția cazului în care acestea se datorează unor acte de culpă gravă sau unor acte intenționate ale Organizatorului sau ale persoanelor pentru care Organizatorul trebuie să răspundă.
Art. 12. Prelucrarea datelor cu caracter personal
12.1. Prin prezentul Regulament, Organizatorul alături de operatorul asociat Tales of Us se obligă să respecte prevederile legislației privind protecția datelor cu caracter personal respectiv, ale Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din data de 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR”), aplicabil începând cu 25 mai 2018 și a legislației subsecvente de implementare a GDPR la nivel național.
12.2. Organizatorul și Tales of Us acționează în calitate de operatori asociați conform art. 26 din GDPR în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale Participanților. Prelucrarea datelor cu caracter personal colectate și utilizate în contextul organizării și desfășurării Evenimentului vor fi guvernate de regulile descrise în acest Regulament.
12.3. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate
Pentru organizarea și desfășurarea Evenimentului, Organizatorul și Tales of Us Agenția vor prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:
• Date de identificare – nume, prenume, vârstă.
• Date de contact – adresă de e-mail, număr de telefon.
• Date privind experiența profesională – ocupație curentă sau anterioară, sau experiență în domeniul dezvoltării de jocuri.
• Date privind opțiunile participantului privind participarea la eveniment – (singur, în echipă)
• Imaginile surprinse în cadrul evenimentului (poze, imagini video).
12.4. Scopurile și temeiurile prelucrării datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele scopuri (temeiul juridic specific al prelucrării a fost adăugat între paranteze atunci când se detaliază scopul prelucrării datelor cu caracter personal):
• Executarea contractului cu Participantul în vederea participării acestuia la Eveniment, respectiv organizarea și desfășurarea Evenimentului, inclusiv aspectele ce țin de jurizare (executarea contractului);
• Promovarea Evenimentului prin utilizarea unor fotografii sau imagini video surprinse în timpul desfășurării acestuia (interesul legitim al Organizatorului și al Tales of Us);
• Soluționarea oricăror plângeri în legătură cu organizarea și desfășurarea Evenimentului, punerea în aplicare a prevederilor Regulamentului pentru apărarea în instanță și/sau alte proceduri judiciare sau administrative, inclusiv investigarea eventualelor încălcări, realizarea diverselor raportări, analize și studii statistice cu privire la Eveniment și succesul acestuia (interesul legitim al Organizatorului și/sau al Tales of Us);
• Activități de arhivare, dacă sunt cerute de legislație (obligația legală a Organizatorului sau a Tales of Us).
12.5. În cazul în care Participantul nu furnizează datele cu caracter personal necesare pentru organizarea Evenimentului, acesta nu va putea participa în cadrul Evenimentului.
12.6. Sursa și destinatarii datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt obținute de către Organizator și Tales of Us direct de la fiecare Participant, prin completarea de către acesta a formularului de înregistrare.
Organizatorul și / sau Tales of Us poate/pot dezvălui datele cu caracter personal către:
• Între Organizator și Tales of Us, în vederea desfășurării Evenimentului;
• furnizorilor serviciilor aferente activităților media pentru promovarea Evenimentului (imagini);
• autorități publice sau alte categorii de destinatari, dacă dezvăluirea are la bază un temei juridic adecvat (cum ar fi o obligație legală în acest sens).
• notarilor publici / avocaților desemnați să acorde asistență pentru organizarea și desfășurarea Evenimentului).
12.7. Durata de păstrare a datelor
Datele cu caracter personal ale Participanților vor fi păstrate pe perioada anterioară și pe parcursul desfășurării Evenimentului. Ulterior, datele cu caracter personal pot fi păstrate de către Organizator și / sau Tales of Us pentru o perioadă de 3 ani, corespunzătoare termenului general de prescripție, pentru protejarea drepturilor Organizatorului și / sau ale Tales of Us, cu respectarea procedurilor interne privind retenția datelor, inclusiv a regulilor de arhivare aplicabile.
12.8. Drepturile persoanelor vizate
Conform legii, persoanele vizate beneficiază de o serie de drepturi, în calitate de persoană vizată, după cum urmează:
• Dreptul de acces: persoanele vizate au dreptul de a obține de la Organizator și/sau de la Tales of Us confirmarea că aceștia prelucrează datele lor cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept le permite Participanților să obțină gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate.
• Dreptul de rectificare a datelor: persoanele vizate au dreptul de a solicita modificarea datelor lor cu caracter personal incorecte ori, după caz, completarea datelor care sunt incomplete;
• Dreptul la ștergere: persoanele vizate au dreptul de a solicita ștergerea datelor lor cu caracter personal atunci când:
• acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate;
• si-au retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și Organizatorul sau Tales of Us nu le mai poate prelucra în baza altor temeiuri legale;
• datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii;
• datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.
• Retragerea consimțământului și dreptul de opoziție: persoanele vizate au dreptul de a-și retrage oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ. De asemenea se pot opune oricând prelucrărilor pentru scop de marketing, inclusiv profilărilor efectuate în acest scop, precum și prelucrărilor bazate pe interesul legitim al Organizatorului sau al Tales of Us, din motive care țin de situația lor specifică, în limitele prevăzute de lege.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: persoanele vizate au dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor în următoarele situații:
• în cazul în care contesta corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ii permite Organizatorului și/sau Tales of Us să verifice exactitatea datelor în cauză;
• în cazul în care prelucrarea este ilegală, iar persoanele vizate se opun ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
• în cazul în care Organizatorul și/sau Tales of Us nu mai are/au nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoanele vizate le solicita pentru o acțiune în instanță;
• în cazul în care persoanele vizate s-au opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra drepturilor lor în calitate de persoană vizată.
• Dreptul la portabilitate: în măsura în care se prelucrează datele cu caracter personal prin mijloace automate, persoanele vizate au dreptul sa solicite Organizatorului și/sau Tales of Us furnizarea datele lor cu caracter personal într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat (spre exemplu în format CSV). Dacă persoanele vizate solicita acest lucru, Organizatorul și/sau Tales of Us poate/pot să transmită datele lor cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.
Pentru exercitarea drepturilor menționate la punctele a) – f) de mai sus, persoanele vizate pot contacta Organizatorul și/sau Tales of Us utilizând următoarele date de contact: [a se completa].
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor în cazul în care considera că le-au fost încălcate drepturile:
Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336 Bucuresti, Romania.
anspdcp@dataprotection.ro
Art. 13. Publicitate
13.1. Prin înscrierea și participarea în cadrul Evenimentului, conform prevederilor acestui Regulament, Participanții își exprimă acordul în mod expres și neechivoc cu privire la filmarea, înregistrarea și/sau fotografierea acestuia, precum și cu privire la folosirea pe o perioadă de 12 luni de la momentul participării la Eveniment a tuturor materialelor rezultate în urma filmării, înregistrării și/sau fotografierii acestora în orice formă de publicitate post-Eveniment, în legătură cu acest Eveniment și evenimente conexe ale Organizatorului și / sau ale Tales of Us, fără remunerare sau cost din partea Organizatorului și/sau din partea Tales of Us. Astfel, înscrierea și participarea la Eveniment implică acceptarea necondiționată și irevocabiă a Participanților ca numele, fotografiile și materialele filmate cu aceștia în timpul desfășurării Evenimentului sau în cadrul unor alte evenimente post – Eveniment, conținând imaginea, numele și vocea acestora, să poată fi fixate, difuzate și/sau exploatate în scop publicitar pe o durată de 12 luni de la momentul participării la Eveniment de către Organizator și/sau de către Tales of Us, fără niciun fel de pretenții pecuniare sau de orice altă natură din partea Paticipanților.
13.2. Prin înscrierea și participarea la Eveniment, Participanții cedează cu titlu gratuit Organizatorului și Tales of Us dreptul exclusiv de a folosi imaginea și vocea acestora în toate ipostazele, situațiile și aparițiile realizate de aceștia în timpul Evenimentului la care au participat, pe o durată de [a se completa] de la momentul participării la Eveniment. Drepturile acordate include dreptul de folosire a numelor, a imaginii (în fotografii și/sau înregistrări audio-video) și a vocii acestuia, în toate tipurile de media cunoscute în prezent sau apărute ulterior, precum și folosirea lor în scop publicitar, în toate campaniile de promovare realizate de către Organizator și / sau de către Tales of Us, în toate țările și teritoriile, inclusiv prin internet.
Art 14. Încetarea Evenimentului. Forța majoră
14.1. Evenimentul nu va mai avea loc sau, dacă este început, nu va mai continua, în cazul apariției unui caz de forță majoră, inclusiv în cazul imposibilității Organizatorului, din motive independente de voința sa, de a asigura desfășurarea în bune condiții a Evenimentului.
14.2. Forța majoră înseamnă orice eveniment care nu poate fi prevăzut, controlat sau remediat de către Organizator, inclusiv imposibilitatea Organizatorului din motive independente de voința sa și a cărui apariție îl poate pune pe acesta din urmă în imposibilitatea de a-și îndeplini obligațiile asumate prin Regulament.
14.3. Evenimentul nu va mai avea loc sau, dacă este început, nu va mai continua, în cazul în care Organizatorul emite o decizie în acest sens, conform liberei sale aprecieri, cu condiția să comunice în prealabil o astfel de situație, cu respectarea prevederilor art. 3 din acest Regulament.
Art. 15. Anunțuri, comunicări și publicitate
15.1. În caz de neconcordanță între informațiile și mențiunile de orice natură incluse în cadrul oricăror anunțuri, comunicări sau alte materiale informative și/sau comerciale realizate și communicate în legătură cu Evenimentul și prevederile acestui Regulament, prevederile prezentului Regulament vor prevala.
Art. 16. Contestații și Litigii
16.1. Orice reclamații sau contestații cu privire la modul de desfășurare a Evenimentului vor fi transmise în atenția Organizatorului, în considerarea datelor de contact redate în cadrul art. 17 din acest Regulament.
16.2. În cazul în care o eventuală reclamație nu se poate soluționa pe cale amiabilă, deși părțile întreprind eforturi în acest sens, litigiul dintre părți va fi soluționat de instanțele judecătorești române competente.
Art. 17. Alte clauze
17.1. Prezentul Regulament este guvernat de legea română.
17.2. În cazul în care o anumită prevedere a prezentului Regulament este declarată nulă, celelalte prevederi rămân valabile / valide în măsura în care pot produce efecte juridice în absența clauzelor declarate nule. În măsura posibilului, clauzele declarate nule se înlocuiesc cu o altă reglementare rezonabilă, validă din punct de vedere juridic, care să corespundă cât mai bine scopului prevederilor lipsite de validitate.
17.3. Pentru informații suplimentare cu privire la Eveniment, vă rugăm să utilizați următoarele date de contact: andreea.sava@rgda.ro
Pentru scopuri de referință și informare, puteți regăsi varianta în limba engleză a acestui Regulament în continuarea acestor prevederi.
Organizator,
Asociația Română Game Developers Association
Official Regulation – English version
of the Event “Tales of Us GameJam Romania”
30th September 2022 – 2nd October 2022
Article 1. Organizer
1.1. The Organizer of the Event “Tales of Us GameJam Romania” (hereinafter referred to as “the Event”) is the Romanian Association Game Developers Association (hereinafter referred to as “the Organizer”), an association established and organized in accordance with the laws of Romania, with its registered office in Pictor Ion Negulici Street, no. 12 – 14, floor 1, District 1, Bucharest, registered in the Registry of Associations and Foundations Bucharest, having the fiscal identification code 32749618, legally represented by Cătălin Butnariu, as President.
1.2.The Event will be held with the support of the non-profit organization Tales of Us gGmbH (hereinafter referred to as Tales of Us), which also has the capacity of associate operator of the Organizer in the field of collection and processing of personal data, with its registered office at Seestr 35-37, 14467, Potsdam, Germany, having the registration number HRA6026 and the fiscal identification code DE284747241, legally represented by Eva Louise Ine Vonk, as Chief Executive Officer.
1.3. The Event will be organised in accordance with a specific theme, as it will be expressly announced by the Organiser.
1.4.The Event will be held in accordance with the provisions of this Official Regulation (hereinafter referred to as the “Regulation”) the observance of which is mandatory for all Participants.
1.5. By registering for this Event, according to the provisions of art. 5 of this Regulation, the Participants declare and acknowledge that they have become aware of the provisions of the Regulation and that they accept the terms and conditions of this Regulation and understand that for this purpose their personal data will be processed according to the Regulation. Participants undertake to observe and comply with all terms, conditions and provisions of this Regulation.
Article 2. Duration and venue of the Event
2.1. The period for organizing the Event is 30th September 2022, the time 15:00- 2nd October 2022, the time 20:00 (hereinafter referred to as the “Event Period”).
2.2. The theme of the Event shall be announced at the latest on 30th September, with the information being made available within the Organizer’s web page, at the URL address: https://rgda.ro/game-jam-tales-of-us/
2.3.The Event will be organized in hybrid form, which will allow both online participation and participation through physical presence.
2.4.The Organizer reserves the right to modify the Period of the Event during its development, in compliance with the provisions included in article 3 of this Regulation.
Art.3. The Regulation governing the Event
3.1.The Regulation is available to any applicant, free of charge, throughout the Event Period.
3.2.The Regulation may be consulted by any interested person:
• within the web page belonging to the Organizer, by accessing the URL link: https://rgda.ro/game-jam-tales-of-us/
• upon request, at the Organizer’s headquarters, having the address mentioned in Article 1.1. of this Regulation;
3.3.The Organizer reserves the right to modify and/or supplement the Regulation, after notifying the Participants in advance of any such modifications, with at least [to be filled in] hours before the entry into force of these changes.
Art.4. The right to participate
4.1.The registration and participation to the Event is only allowed for natural persons, hereinafter referred to as, who:
• are, for the purposes of the law, majors, i.e. they have full legal capacity;
4.2.The Organizer may check at any time the extent to which a person complies with the provisions of this Regulation, including with regard to the eligibility conditions regulated in this Article 4 of the Regulation.
4.3.The Organizer reserves the right to prohibit any participation in the Event that is intended to be performed in violation of these Rules. If the Organizer discovers the non-fulfillment of an eligibility condition or the non-observance of any other provision of the Regulation by any Participant, during the Event, the Organizer may stop the continued attendance of that Participant in the Event, without owing any compensation of any kind to the Participant who does not comply with the provisions of this Regulation.
Art.5. Registration for the Event
5.1.Any interested person who fulfils the eligibility conditions set out in Article 4.1. of this Regulation may register for the Event.
5.2.The valid registration within the Event involves filling in the registration form by the Participant, by providing all the mandatory requested information. Not providing the information that is indicated in the participation form as not being mandatory will not lead to the impossibility of registering for the Event.
5.3.Any person wishing to register for the Event must indicate whether they wish to participate individually or as part of a team.
5.4.Registration for the Event according to the provisions of this Art. 5 is possible exclusively within the period between 1st September and 21 September 2022 (hereinafter referred to as the “Registration Period”). Entries made prior to the Registration Period will not produce any effects of any kind, will not allow the person interested to register validly in the Event and will not offer any reservation or any other right, being necessary for the interested person to resume the registration process within the Registration Period. Entries made after the Registration Period will have no effect.
Article 6. Becoming a Participant
6.1.Persons who validly register for the Event according to the provisions of art. 5 of this Regulation will acquire the capacity of Participant in the Event based on the confirmation issued by the Organizer in the sense of accepting the submitted registration.
6.2.The Organizer will communicate to each person who has validly registered for the Event according to Art. 5 of the Regulation whether his/her registration has been accepted or not, within a maximum of 10 days from the closing date of the Registration Period.
6.3.If the Organizer submits to the Participant the confirmation of his/her registration for the Event and the Participant, for any subjective and/or objective reasons, is no longer able to participate in the Event, the Participant shall inform the Organizer of his/her impossibility to participate in the Event within maximum 24 hours from the moment of receipt of the registration confirmation from the Organizer.
Article 7. The mechanic of the Event
7.1. The teams will have 46 hours to develop a video game (PC or Android).
Article 8. Jury testing and determination of the winning Participant
8.1.The jury testing stage of the results provided by the Participents that have qualified for this stage in the Event takes place on 2nd October / within the time interval between 16:00-20:00
8.2.The jury testing rules are as follows:
[to be completed with provisions that properly define the judging rules]
8.3.The list of members forming the jury is as follows:
[to be filled in with the list of persons comprising the jury]
Article 9. Announcing the winning Participant. The prize awarded at the Event
9.1.The event of announcing the winning Participant will be done as follows: will be announced, sunday, 2nd october at hour 20:00, on facebook page RGDA
9.2.The winning Participant shall have the opportunity to enter into a publishing contract with Tales of Us, taking into account the conditions that the winning Participant and Tales of Us will agree on.
Article 10. Obligations of the Participants within the Event
10.1.The Participants have the obligation to provide accurate information and data in relation to their participation in the Event.
10.2. The Participants have the obligation to act in good faith within the Event and to refrain from any actions or operations that would involve the violation of the rights or interests of other Participants or third parties of the Event.
10.3. The Participants have the obligation to ensure the exact observance of the provisions of this Regulation as well as of any instructions sent during the Event by the Organizer, Tales of Us or other persons designated by the Organizer or Tales of Us to exercise duties of any kind in the context of the Event.
10.4. The Participants will refrain from any action or omission by which the Organizer’s image, the Tales of Us’ image or the Event image could be prejudiced and/or prejudiced in any way.
10.5. The The Participants will refrain from any public announcement regarding their participation in the Event at least until the Organizer announces the winners, according to the provisions of this Regulation.
10.6. The Participants are allowed to post on their own social networks or on any other public communication channels photos or videos that capture the way the Event is conducted.
10.7. The Participants undertake to act in good faith in the production of any works and results within the event and not to incorporate in these works and results elements or works of any kind that are covered by rights belonging to other Participants or third parties of the Event.
Article 11. Limitation of Liability
11.1. The Organizer is entitled to take all necessary measures in case of any attempted fraud of the Event or of any aspects related to the conduct of the Event, abuse or any other attempts that could affect the conduct of the Event, the image of the Organizer or of the Tales of Us or their affiliates.
• The organizer assumes no responsibility for:
• Any situations / events / circumstances that could put the Participants in the impossibility to participate or continue to participate in the Event, to the extent that the Organizer’s fault cannot be held for the appearance or unfolding of the situation / event or the circumstance in question. The provisions of art. 14.3. remain applicable.
• Errors and possible consequences caused by errors in the information and data transmitted by the persons who wish to register for the Event or by the Participants, during the Event; the accuracy of the information and data provided in accordance with the provisions of this Regulation and of any additional instructions sent by the Organizer is the sole responsibility of the persons who provide these data and information.
• Any possible damage suffered by a person who goes through the registration procedure for the Event but nonetheless is not accepted for participation in the Event.
• Any possible damage suffered by a Participant whose participation is refused or interrupted during the Event as a result of the Organizer’s identification of a violation of the provisions of this Regulation, regardless of the degree of gravity of the violation produced.
• Any work or result produced by a Participant in the event in violation of the rights of other Participants or third parties, including but not limited to intellectual property rights or rights deriving from commercial, proffessional or industrial secret.
• Criteria used and applied by the members of the jury appointed to select the winning result within the Event.
• The Organizer hold no liability for any direct or consequential damages that could result from the participation in the Event, except for the situations where said damages are due to the the gross neglijence or faulty intentional acts of the Organizer or of the persons for which the Organizer shall be responsible for.
Article 12. Personal Data Processing
12.1. By this Regulation, the Organiser and its joint controller, Tales of Us, undertake to comply with the provisions of the personal data protection legislation respectively, Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (“GDPR”), applicable as of 25 May 2018 and subsequent legislation implementing the GDPR at national level.
12.2. The Organiser and Tales of Us act as joint controllers under Article 26 of the GDPR with regard to the processing of Participants’ personal data. The processing of personal data collected and used in the context of the organisation and conduct of the Event will be governed by the rules described in this Regulation.
12.3. Categories of personal data processed
For the organisation and running of the Event, the Organiser and Tales of Us will process the following categories of personal data:
• Identification data – name, surname, age.
• Contact details – e-mail address, telephone number.
• Work experience data – current or previous occupation, or game development experience.
• Data on the Participant’s options for attending the event – (alone, team)
• Pictures from the event (photos, videos).
12.4. Purposes and legal basis for processing personal data
Personal data are processed for the following purposes (the specific legal basis for the processing has been added in brackets when detailing the purpose of processing personal data):
• Performance of the contract with the Participant for participation in the Event, i.e. organisation and running of the Event, including aspects related to the jury’s evaluation of the works (contract performance);
• Promoting the Event through the use of photographs or video footage taken during the Event (legitimate interest of the Organiser and Tales of Us);
• Settling any complaints in connection with the organisation and conduct of the Event, implementing the provisions of the Regulation for the defence in court and/or other judicial or administrative proceedings, including investigating possible violations, carrying out various reports, analyses and statistical studies regarding the Event and its success (legitimate interest of the Organiser and/or Tales of Us);
• Archiving activities, if required by law (legal obligation of the Organiser or Tales of Us).
În cazul în care Participantul nu furnizează datele cu caracter personal necesare pentru organizarea Evenimentului, acesta nu va putea participa în cadrul Evenimentului.
12.5. If the Participant does not provide the personal data required for the organisation of the Event, he/she will not be able to participate in the Event.
12.6. Source and recipients of personal data
Personal data is obtained by the Organiser and Tales of Us directly from each Participant by completing the registration form.
The Organiser and/or Tales of Us may/may disclose personal data to:
• Between the Organizer and Tales of Us, for the organization of the Event;
• service providers for media activities to promote the Event (images);
• public authorities or other categories of recipients, if the disclosure has an appropriate legal basis (such as a legal obligation to do so).
• notaries/lawyers appointed to assist in the organisation and running of the Event).
12.7. Data retention period
Participants’ personal data will be kept prior to and during the Event. Thereafter, personal data may be retained by the Organiser and/or Tales of Us for a period of 3 years, corresponding to the general limitation period, to protect the rights of the Organiser and/or Tales of Us, subject to compliance with internal data retention procedures, including applicable archiving rules.
12.8. Rights of data subjects
Under the law, data subjects have a number of rights as a data subject as follows:
• Right of access: data subjects have the right to obtain from the Organiser and/or Tales of Us confirmation that they are processing their personal data, as well as information on the specifics of the processing such as: purpose, categories of personal data processed, recipients of the data, period for which the data are kept, existence of the right of rectification, erasure or restriction of processing. This right allows Participants to obtain a copy of the personal data processed free of charge.
• Right to rectification of data: data subjects have the right to request the amendment of their personal data that are inaccurate or, where appropriate, the completion of data that are incomplete;
• Right to erasure: data subjects have the right to request the erasure of their personal data when:
• they are no longer necessary for the purposes for which they were collected;
• they have withdrawn their consent to the processing of their personal data and the Organiser or Tales of Us can no longer process them on other lawful grounds;
• personal data are processed unlawfully;
• personal data must be deleted in accordance with the relevant legislation.
• Withdrawal of consent and right to object: data subjects have the right to withdraw their consent to the processing of personal data processed on the basis of consent at any time. They may also object at any time to processing for marketing purposes, including profiling carried out for this purpose, as well as to processing based on the legitimate interest of the Organiser or Tales of Us, for reasons relating to their specific situation, within the limits provided for by law.
• Right to restrict processing: data subjects have the right to request restriction of data processing in the following situations:
• if they contest the accuracy of the personal data, for a period allowing the Organiser and/or Tales of Us to verify the accuracy of the data concerned;
• where the processing is unlawful and the data subjects object to the erasure of the personal data and request instead the restriction of their use;
• where the Organiser and/or Tales of Us no longer needs/needs the personal data for the purpose of the processing, but the data subjects request them for legal action;
• where the data subjects have objected to the processing, for the period of time during which it is verified whether the legitimate rights of the controller prevail over their rights as a data subject.
• Right to portability: insofar as personal data are processed by automated means, data subjects have the right to request the Organizer and/or Tales of Us to provide their personal data in a structured, frequently used and machine-readable form (e.g. CSV format). If data subjects so request, the Organiser and/or Tales of Us may/may transmit their personal data to another entity, if technically possible.
In order to exercise the rights referred to in points a) – f) above, data subjects can be contacted using the following contact details: [to be filled in]
• Right to lodge a complaint with the supervisory authority: data subjects have the right to lodge a complaint with the data processing supervisory authority if they consider that their rights have been infringed:
National Authority for the Supervision of Personal Data Processing
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, postal code 010336 Bucharest, Romania
anspdcp@dataprotection.ro
Article 13. Advertising
13.1. By registering and participating in the Event, in accordance with the provisions of this Regulation, the Participants expresses their explicit and unequivocal agreement to the filming, recording and / or photography thereof, as well as to the use for a period of 12 months from the moment of participation in the Event of all the materials resulting from the filming, recording and/ or photographing them in any form of post-Event advertising, in connection with this Event and the related events of the Organizer and / or of Tales of Us, without remuneration or cost from the Organizer and / or from Tales of Us. Thus, the registration and participation within the Event implies the unconditional and irrevocable acceptance of the Participants for their names, photographs and materials filmed of him during the Event or in the post-Event advertising events, containing his image, name and voice, can be fixed, disseminated and / or exploited for advertising purposes for a period of 12 months from the moment of participation in the Event by the Organizer and / or by Tales of Us, without any pecuniary or any other claims from the Participants.
13.2. By registering and participating in the Event, the Participants assigns, free of charge, to the Organizer and to Tales of Us, the exclusive right to use their image and voice in all circumstances, situations and appearances made by them during the Event in which they participated for a period of [to be filled in] from the moment of participation in the Event. The rights granted include the right to use the name, image (in photos and/ or audio-video recordings) and voice, in all types of media currently known or that subsequently appeared, as well as their use for advertising purposes, in all promotion campaigns carried out by the Organizer and / or by Tales of Us, in all countries and territories, including throughout the Internet.
Article 14. Termination of the Event. Force majeure
14.1. The Event shall not take place or, if already started, shall not continue, in case of force majeure, including in case of impossibility of the Organizer to conduct the Event under optimum conditions, for causes not falling under the Organizer’s will.
14.2. Force majeure shall mean any event that cannot be foreseen, managed or addressed by the Organizer, including the Organizer’s impossibility due to reasons not falling under the Organizer’s will and of which occurance put the Organizer in impossibility to observe the obligations incumbent upon it under this Regulation.
14.3. The Event shall not take place or, if already started, shall not continue, in the situation where the Organizer issue a decision in this respect, subject to the Organizer’s discretion, provided that the termination decision is communicated in accordance with the provisions of art. 3 of this Regulation.
Article 15. Publications, communications and advertising
15.1. In case of dicrepancies between the information and mentions of any nature included in any publications, communications or other informative / commercial materials provided in relation to the Event, and the provisions of this Regulation, the provisions of the present Regulation shall prevail.
Article 16. Litigations
16.1. Any claims or complaints regarding the manner in which the Event is conducted shall be transmitted to the attention of the Organizer, in consideration of the contact data provided through art. 17 in this Regulation.
16.2. In case that a claim or a complaint cannot be amicably settled between the parties, although the parties shall endeavour to reach an agreement, the ligitation shall be settled by the competent courts of law in Romania.
Article 17. Other clauses
17.1. The present Regulation is governed by Romanian law.
17.2. In case that a provision of this Regulation is declared null and void, the other provisions shall remain into force and produce legal effects as long as the validity of the provisions can be sustained in the absence of the provisions declared null and void. To the maximum extend possible, the clauses declared null and void shall be replaced with another reasonable provisions, legally valid, in order to optimally respond to the scope and purposes pursued by the parties.
17.3. In order to obtain any additional information regarding the Event, please use the following contact data: [to be filled in].
Organiser,
Romanian Associations of Game Developers